Neben den Schulzeugnissen benötigen die meisten US-amerikanischen Universitäten auch eine offizielle Evaluation dieser Zeugnisse, um deine akademische Leistung nach dem amerikanischen Notensystem einstufen zu können. Diese sogenannten Transcript Evaluations werden von Drittanbietern wie SpanTran, InCred, oder IEE (International Education Evaluations) erstellt und enthalten eine genaue Umrechnung deiner Schulnoten in das US-System sowie eine Bestätigung der Authentizität.
Die Art und Weise, wie die Evaluationen an die Universitäten geschickt oder hochgeladen werden müssen, variiert je nach Universität. In diesem Abschnitt wird dir gezeigt, wie du sicherstellst, dass deine Evaluationen ordnungsgemäß eingereicht werden, um den Bewerbungsprozess erfolgreich abzuschließen.

1. Was ist eine Transcript Evaluation und warum ist sie wichtig?

Eine Transcript Evaluation ist ein offizieller Bericht, der von einem anerkannten Evaluierungsdienst erstellt wird. Er enthält:

• Eine Umrechnung deiner deutschen/österreichischen oder schweizerischen Noten in das US-amerikanische GPA-System (Grade Point Average).

• Eine Bestätigung der Echtheit der eingereichten Dokumente.

• Angaben dazu, ob deine akademische Ausbildung den Anforderungen der amerikanischen Hochschulbildung entspricht.

Ohne eine korrekte Evaluation können US-Universitäten deine Bewerbung nicht vollständig bearbeiten, da sie keine Grundlage für den Vergleich deiner akademischen Leistungen haben.

2. Wie werden die Evaluationsberichte an die Universitäten übermittelt?

Es gibt zwei Hauptmöglichkeiten, wie die Evaluationen eingereicht werden müssen: direkter Versand durch die Evaluierungsfirma oder Upload über das Bewerbungsportal. Welche Methode erforderlich ist, hängt von den spezifischen Anforderungen der Universität ab.

Option 1: Direktversand durch die Evaluierungsfirma

Bei vielen Universitäten müssen die Evaluationsberichte direkt von der Evaluierungsfirma (z. B. SpanTran, InCred, IEE) an die Universität gesendet werden. Dies geschieht in der Regel per E-Mail oder Post und wird durch die Evaluierungsfirma selbst organisiert.

So organisierst du den Versand:

1. Logge dich in den Account der Evaluierungsfirma ein.

   • Bei SpanTran oder IEE: Logge dich in deinen Account ein und wähle unter „Report Delivery“ die Option aus, den Bericht direkt an die Universität zu senden.

   • Bei InCred: Stelle sicher, dass du bei der Beantragung der Evaluation deine NAIA ID angegeben hast, damit die Evaluation direkt an die NAIA weitergeleitet wird.

2. Gib die E-Mail-Adresse oder die Postadresse der Universität an.

   • Diese findest du entweder im Bewerbungsportal der Universität oder direkt auf der Webseite des Admissions Office.

   • Beispiel-E-Mail-Adressen: admissions@college.edu.

3. Überprüfe, ob zusätzliche Gebühren anfallen.

   • Bei einigen Evaluierungsanbietern fällt eine zusätzliche Gebühr an, wenn die Evaluierung an mehrere Empfänger geschickt werden soll. Kläre dies vorab mit dem Anbieter.

4. Bestätige den Versand.

   • Warte auf eine Bestätigung per E-Mail von der Evaluierungsfirma, dass die Unterlagen versendet wurden.

   • Behalte die Bestätigungs-E-Mail als Nachweis, falls es später Unklarheiten gibt.

Option 2: Upload über das Bewerbungsportal der Universität

Einige Universitäten erlauben es, die Evaluationsberichte direkt in das Bewerbungsportal hochzuladen. In diesem Fall erhältst du nach Abschluss der Evaluation von der Evaluierungsfirma die finalen Dokumente als PDFf-Datei zugeschickt, die du dann selbst hochladen kannst.
So gehst du beim Upload vor:

1. Lade die Evaluation als PDF-Datei herunter.

   • Stelle sicher, dass die Datei gut lesbar und vollständig ist.

   • Benenne die Datei eindeutig, z. B. Transcript Evaluation_SpanTran_YourName.pdf.

2. Logge dich in das Bewerbungsportal der Universität ein.

   • Gehe zum Bereich „Supporting Documents“ oder „Upload Transcripts/Evaluations“.

   • Suche nach der Upload-Funktion für „Transcript Evaluations“.

3. Lade das Dokument hoch.

   • Achte darauf, dass die Datei nicht größer als die maximale Dateigröße ist.

   • Überprüfe nach dem Hochladen, ob die Datei korrekt angezeigt wird.

4. Bestätige den Upload und speichere den Vorgang ab.

   • Mache zur Sicherheit einen Screenshot des hochgeladenen Dokuments als Nachweis.

5. Überprüfe regelmäßig den Bewerbungsstatus.

   • Manchmal dauert es ein paar Tage, bis die Dokumente als „Received“ markiert werden. Falls dies nicht geschieht, kontaktiere die Universität, um sicherzustellen, dass alles korrekt hochgeladen wurde.

3. Beispiel-E-Mail für den Versand von Evaluierungsberichten:

Wenn deine Universität die Evaluationsberichte per E-Mail direkt von der Evaluierungsfirma verlangt, kannst du die folgende Beispiel-E-Mail verwenden:

4. Nachverfolgung und Bestätigung

Nach dem Versand oder Upload ist es wichtig, regelmäßig den Bewerbungsstatus zu überprüfen. Viele Universitäten aktualisieren den Status innerhalb weniger Tage und markieren die Evaluationsberichte als „Received“ oder „In Review“.
Falls die Dokumente nach einer Woche noch nicht markiert sind:

1. Kontaktiere das Admissions Office der Universität.

   • Gib deine Bewerbungsnummer und den Namen der Evaluierungsfirma an.

   • Frage nach, ob die Dokumente eingegangen sind.

2. Wende dich an die Evaluierungsfirma.

   • Stelle sicher, dass die Evaluierung tatsächlich versendet wurde und erkundige dich nach einem Tracking-Code oder Nachweis.

Mit diesen Schritten stellst du sicher, dass deine Transcript Evaluation korrekt bei der Universität eingereicht wird. Falls du Fragen hast oder Unterstützung benötigst, steht dir das Smarthlete-Team jederzeit zur Verfügung!